Informationen weitergeben - wie erreicht man möglichst viele?

[Pierre25337]

Hallo,
jeden Tag werden wir im Krankenhaus mit einer Fülle von Informationen bombardiert: Protokolle, überarbeitete Standards, Rundschreiben, neue Verfahrensanweisungen, Infos aus der Apotheke...

Welches System habt Ihr, damit diese Informationen jeden erreichen?

- Protokolle sind meist sehr umfangreich, werden deshalb ungern gelesen (Ich halte sie aber dennoch für notwendig, da bei stichpunktartigen Zusammenfassungen häufig "Zusammenhänge" auf der Strecke bleiben.)
- E-Mail an jeden Mitarbeiter: Werden die Mails aber wirklich gelesen? Verleitet dies nicht dazu, mit Informationen noch mehr zugeschüttet zu werden?
- Rundschreiben: kurz&knackig, werden häufig aber auch nicht wahrgenommen an Pinnwänden etc.
- Multiplikatoren aus den verschiedenen Arbeitsgruppen: Kommen diese ihrer Pflicht nach? Erreichen sie jeden?
- Mitglieder aus Arbeitsgruppen: Wie verbreitet Ihr Eure Informationen bei den Kollegen?
- Teambesprechungen: Werden hier "Mini-Fortbildungen" angeboten? In welcher Form?
- Übergaben (Nur ein kleiner Teil der Kollegen ist anwesend...)
- interne Fortbildungen: zeitaufwändig
- Intranet: sehr umfangreich, ohne Stichwortsuche eigentlich nicht zu gebrauchen, da sonst unübersichtlich

Meiner Erfahrung nach ist auch ein großes Problem, dass häufig die Bereitschaft fehlt, sich über Veränderungen/Neuigkeiten zu informieren. Welche Tricks habt Ihr, um Informationen "schmackhaft" zu machen?

Meiner Meinung nach wird viel zu wenig getan, dass alle Mitarbeiter auf den neuesten Stand sind. Wären alle "gut" informiert, könnte viel Chaos vermieden werden: Fehler müssen nicht korrigiert werden, Nachfragen bleiben aus (Zeitersparnis), Patienten werden besser versorgt...

Würde mich sehr über Anregungen freuen!

 

[opjutti]

Hallo Pierre!

Halte dir bitte vor Augen, dass du nicht verpflichtet bist, jeden Mitarbeiter zu erreichen.
Es gibt keine "Bringschuld" für Informationen, sondern der Mitarbeiter ist verpflichtet, sich die Informationen, die du zur Verfügung stellst zu holen!!

Wir hatten auch jahrelang dieses Problem. Wir haben Infowände eingerichtet und verwaltet, haben ein Infobuch geführt, Protokolle während der Teamsitzung mit Mitarbeiteranwesenheitsliste geschriben. Bloß, was war mit denen, die nicht dabei waren?
Wenn dann der beliebte Spruch kam: "Davon habe ich noch nie gehört, warum hat mich keiner informiert?", haben wir auf das Lesen des Infobrettes und den Infoordner hingewiesen. Das wurde mit Zeitmangel abgeschmettert und behauptet, wir müssten sie persönlich informieren. Bei ca. 45 MA etwas schwierig, alle persönlich zu erreichen.

Inzwischen haben wir auch im Infoordner eine Mitarbeiterliste abgeheftet und sammeln die anfallenden Info´s 12 Monate lang. Alle 3 Monate muss jeder Mitarbeiter die Kenntnisnahme per Handzeichen gegenzeichnen. Wenn das nicht zeitnah passiert, wird die PDL in Kenntnis gesetzt und der Mitarbeiter muss dieser schriftlich erklären, warum er sich weigert, die Info´s zur Kenntnis zu nehmen.
Die PDL weist auf die bestehende Dienstanweisung hin und darin ist festgelegt, dass die Mitarbeiter in der "Holschuld" für Info´s sind.

Wir machen das auch erst seit 9 Monaten so, haben aber festgestellt, dass es nur so funktioniert.
Seitdem haben auch plötzlich alle Zeit, den Infoordner zu lesen und ihr Handzeichen zu machen.

LG opjutti

 

[hypurg]

Die Infos müssen effizient rüberkommen und vom Mitarbeiter auch angenommen werden.
Das heißt auch, daß nur die Infos an den Mitarbeiter gerichtet werden sollten, die für ihn auch relevant sind. Ansonsten hat man wirklich den Effekt, daß die Mitarbeiter die ganze Info-Flut nicht mehr aufnehmen.

Welches Medium man wählt, hängt auch sehr von den Vorlieben ab. Wenn man von Effizienz redet, dann ist die elektronische Verteilung klar im Vorteil und bietet auch gleich den Vorteil der Speicherung und Kontrolle ("gelesen"). Über E-Mail-Verteiler lassen sich hier verschiedene Verteilerlisten generieren, so daß wirklich nur die Mitarbeiter der Arbeitsgruppe xy oder eben alle Stationsmitglieder die Infos erhalten.

Ich persönlich bin für die Variante:
- Infos, die nur der Information dienen, können so schnell weitergeben werden. Spart auch Zeit für die wirklichen Diskussionspunkte für Besprechungen.
- Themen, bei denen Diskussionsbedarf besteht, gehören in die Besprechung, die Ergebnisse in ein Protokoll, das dann auch jedem zugesendet wird. Auch Ergebnisse aus Arbeitsgruppen gehören hierzu, weil diese ja in irgendeiner Form auf Station implementiert werden müssen.

Du kannst Dich mal bei Euer IT-Abteilung informieren. Viele Info-Systeme im Krankenhaus geben schon viel her. Von E-Mail, eigenen elektr. Ordnern mit verschiedenen Zugriffsrechten, interne Diskussionsforen, Wikis (z.B. um Projekte darzustellen u.ä.). Das hängt dann natürlich viel von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. Ich bin vollkommen auf die elektronische Übermittlung von Infos und Protokollen - und auch Einladungen... umgestiegen, da mir das Einsortieren (und Wiederfinden) von den ganzen Zetteln irgendwann lästig wurde. Vieles muß man zwar trotzdem für Zertifizierungen ausdrucken, aber das macht man dann auf einmal. Die Akzeptanz der Mitarbeiter war da sehr unterschiedlich, es korrelierte auch tatsächlich mit dem Alter. Manche Mitarbeiter haben sich die Protokolle dann selbst ausgedruckt, weil sie lieber "Papier" haben. Ist durchaus eine Lösung, die mit der alle leben konnten. Und wie mit allem: irgendwann setzt die Gewöhnung ein und es ist selbstverständlich, daß man zu Beginn der Schicht mal seine internen E-Mails checkt.

LG
hype

 

[opjutti]

Was machst du, wenn wie bei uns, nicht jeder Mitarbeiter eine interne E-Mail hat?

LG opjutti

 

[hypurg]

Was machst du, wenn wie bei uns, nicht jeder Mitarbeiter eine interne E-Mail hat?

LG opjutti

An den unveränderbaren Gegenheiten verzweifeln und Zettel an die Pinnwand hängen ,
oder die Geschäftsführung nerven bis ich meinen Willen (interne E-Mail-Postfach für alle) bekomme. Das dürfte auf Dauer billiger sein als viele Ausdrucke oder Effizienzverluste wegen fehlender Informationen.

Für veraltete Kommunikationsstrukturen (oder auch fehlende Strukturen) bietet sich natürlich ein abteilungsübergreifendes Projekt an, um erstmal eine "moderne" Kommunikationsstruktur im Betrieb zu schaffen. Da es an vielen Ecken brennt, wird das aber wahrscheinlich ganz hinten auf der Prioritätenliste der meisten Beschäftigen stehen.

LG
hype

 

[-Claudia-]

Die Mitarbeiterinfo vom Haus wird bei uns seit ein, zwei Jahren gemeinsam mit dem Lohnzettel verteilt. Den guckt jeder an!

 

[opjutti]

@claudia!

Das können dann aber nur Info´s sein, die hausintern an alle MA des Hauses gerichtet sind. Also Mitteilungen wie Dienstanweisungen, BR-Infos, usw.
Mit abteilunsspezifischen Info´s wird es schwierig, wenn mit der Weitergabe bis zum nächsten Monat gewartet werden muss.
Bei uns in der Abteilung gibt es fast jeden Tag Neuerungen, über die die MA in Kenntnis gesetzt werden müssen.

LG opjutti

 

[-Claudia-]

Das können dann aber nur Info´s sein, die hausintern an alle MA des Hauses gerichtet sind. Also Mitteilungen wie Dienstanweisungen, BR-Infos, usw.

Um die handelt es sich auch.

Ihr habt täglich Neuerungen, die alle Mitarbeiter betreffen? Ist ja unglaublich...

 

[opjutti]

Bei uns gibt es wirklich täglich Dinge, die wir in der Morgenbesprechung den MA mitteilen oder worüber sie sich Gedanken machen sollen.
Wir informieren sie, z. B. wenn sich in den Sieben was ändert. (Frau Doktor möchte jetzt immer ....); Implantate aufgestockt wurden und ab sofort einen neuen Platz im Lager haben und wo der ist; neue Materialien werden getestet und wir brauchen die Rückmeldung aus den Sälen, ob das Produkt geeignet ist oder nicht; wie wir bei evtl.auftretenden Reklamationen gehandelt haben und was sich daraus ergeben hat.

Diese Infos stehen auf einem Zettel, welcher nach einer Woche im Infoordner abgeheftet wird, damit auch MA, die sich gerade im Frei oder Urlaub befinden oder krank sind, die Infos nachlesen können. Und dieses muss bei uns 1x alle 3 Monate mit Handzeichen quittiert werden.

Infos, die aus der Direktion, Personalabteilung, BR usw. kommen, bekommen wir Leitungen per Mail zugesandt, drucken sie aus und hängen sie zur Kenntnisnahme für die MA an unsere Infowand. Nach 4 Wochen werden diese Zettel ebenfalls im Infoordner abgeheftet.

LG opjutti

 

[-Claudia-]

Gut, aber die Testgeschichte z.B. ändert sich ja nicht täglich.

In unserem Haus läuft es so: Im Infoordner muss auf einer Liste kontinuierlich eingetragen werden, wenn eine Nachricht, ein Protokoll o.ä. da abgeheftet wird, wo es hingehört. Monat für Monat müssen die Mitarbeiter dann mit ihrem Kürzel abzeichnen, dass sie die Nachricht zur Kenntnis genommen haben.

Funktioniert auch nicht perfekt, aber das wird kein System tun.