Dokumente einscannen!

[krankenschwesterjana]

Hallo Leute!

Ich arbeite als PDL ambulant in einen Pflegedienst und würde gern alles ein bischen vereinfachen. Die Zettelwirtschaft macht mich wahnsinnig.
Nun meine Frage kann man alle Dokumente einscannen und diese dann verwerfen,habe sie ja digital? Wenn der MDK das Dokument (von dem Patienten z.B. Berichteblatt, Mediblatt, Vitalwertebatt...) benötigt kann ich den Pat. aufrufen eingeben was ich haben möchte und schwups ist es da! Oder müssen die Dokumente trotzdem extra aufbewahrt werden?
Bevor ich beim MDK anrufe und frage wollte ich gern mal von euch wissen was ihr dazu sagt...

 

[-Claudia-]

Müsste rechtlich möglich sein. Bei uns im Haus wird gerade damit begonnen. Die Akten müssen ja 30 Jahre aufbewahrt werden, und im Archiv wird der Platz knapp.

Allerdings würde ich dann komplett auf elektronische Dokumentation umstellen. Finde ich praktischer, dann haste einen Arbeitsschritt weniger. Ich weiß leider nicht, ob es schon Programme für die ambulante Pflegedokumentation gibt.

 

[Paula Puschel]

Es dürfen ja soweit ich weiß auch Akten seit langem auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Klingt also plausibel dass man das dürfen müsste.

 

[Nutella Woman]

Bedenken musst Du nur, dass die heutigen elektronischen Archivierungsstandards eventuell in 10 Jahren (wenn Du die eingescannten Dokumente dann unverhofft benötigst) nicht mehr mit den zukünftigen Dateiformaten kompatibel sind. Kannst Du mit Office 2020 auch die Dokumente von Office 2010 öffnen? Man weiß es nich...

Es gibt schon einige elektronische Patientenakten, musst Du mal nach googlen.

 

[Kleingeistkiller]

Habe als letzten Job einen Pflegedienst restrukturiert. Die Pflegedokumentation würde ich in Papierform belassen, da sonst an die EDV-Archivierung sehr aufwändig wird.
Ein erster Schrittwar, das Einscannen der LNW bevor sie an die Kassen geschickt wurden. Wir haben dann den gescannten Dokumenten noch die Dateinamen mit Jahr-Monat-Leistungsart-Kunde abgeändert. Rechnungen wurden nur einmal ausgedruckt und fertig. Vorher wurden sowohl die Rechnungen 2x ausgedruckt und die LNW in Kopien den abgelegten Rechnungen angefügt.
Der Zeitaufwand für die Abrechnung hat sich erheblich reduziert, da mit dem Verschicken der Rechnungen mit dem original LNW abgeschlossen war. Vorher musste der Papierberg noch in den Kundenakten abgelegt werden - was eine Strafarbeit war!
Die Kunden bekamen nur noch Hängeregister und die Ordner/Kunde konnten abgeschafft werden. Hängeregister sind auch einfacher zum archivieren. Die Original-LNW müssen die Kassen aufheben.
Bei Nachfragen durch Kassen konnte ich sofort auf die eingescannten LNW zurückgreifen und die Rechnungen konnte ich in der Software mit ein paar klicks aufrufen und der Schreibtisch blieb frei!
Das lässt sich sicherlich noch weiter optimieren.

Gruß KGK

 

[ycassyy]

Auf jedenfall must du Dokumentenecht archivieren. D. h. nach dem Speichern dürfen die Dokumente nicht mehr veränderbar sein. Was mit einfachen Word und Excel Dokumenten schwierig ist. Aber als JPG müste das gehen.

lg

 

[AdVitamAeternam]

meinst du im Ernst, man kann ein JPG nicht mehr verändern

meines Erachtens nach wird es schwierig sein, sowas so zu archivieren, dass es wirklich NICHT mehr veränderbar ist. Mit Grafikprogrammen kannst du alles verbasteln worauf du Lust hast.

Da nutzt dir auch das Format nix


Wasserzeichen wären eine Option... aber auch das kann man umgehen... du bräuchtest einen Speicher, der nur noch Lesemöglichkeit hat.
Auch wenn du eine Datei schreibschützt, ist immer noch ein Screenshot möglich - damit hättest du wieder ne JPG und damit ist es wieder veränderbar... is alles noch nich so ganz ausgeklügelt

 

[ycassyy]

Die 100% tige Unveränderlichkeit gibt es nicht. Auch nicht in Papierform. Es ist kein Problem z.B. eine Unterschrift einzuscannen und damit einen Pflegevertrag zu fälschen.

Ich denke, egal ob ein JPG oder ein Papier verändert wird es ist immer eine Dokumentenfälschung. Aber wie willst du das immer verhindern?

Aber man sollte es zumindest so schwierig wie möglich machen.

lg

 

[AdVitamAeternam]

wir diskutieren auch grad fleißig ^^ im Endeffekt wird man nichts wirklich sicher kriegen - da hast du recht.

Dass Papier mit am Fälschungs - unsichersten ist, leuchtet mir ein
ist ne Marktlücke - mag da jemand was zu erfinden!? *hihi*